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Organiser un événement spécial

Un événement spécial est une excellente façon de réunir les gens du voisinage et de renforcer l’esprit communautaire. Que vous prévoyiez un pique-nique communautaire, une journée de la famille, un carnaval, un festival de rue, un spectacle d’artistes amateurs, une soirée de danse, un concert ou tout autre type d’événement spécial, la présente section vous aidera à organiser et à diriger votre événement.

Réunir les bons éléments

Lorsque vous décidez d’organiser un événement spécial, il est toujours bon d’avoir des collaborateurs. Le fait de former un comité dont les membres auront des tâches et des responsabilités particulières assure le partage du travail et la participation de nombreux membres de la communauté. Un comité vous offre aussi un excellent moyen de connaître vos voisins et de découvrir leurs points forts ainsi que la contribution qu’ils pourraient apporter à l’organisation d’événements futurs.

Prenez connaissance du Règlement municipal sur les événements spéciaux pour tout connaître sur les exigences et les responsabilités qui vous incombent et qui incombent aussi à votre comité organisateur.

Recruter des bénévoles

Une fois que vous avez formé un comité, vous devez répartir les tâches et trouver d’autres bénévoles pouvant apporter leur aide pour différents aspects de l’événement. Le fait de recruter des personnes possédant des compétences différentes (p. ex., une personne ayant de l’expérience en finances pour établir le budget, ou une personne ayant des compétences en design pour collaborer à la commercialisation) est un bon moyen de bâtir une équipe complète. N’oubliez pas d’effectuer une recherche approfondie afin de créer une équipe diversifiée qui fera profiter votre événement de talents nombreux et variés. Les aînés et les personnes à la retraite ont souvent plus de temps à offrir, tandis que les jeunes ont l’expérience des nouvelles technologies et une énergie qui peut se révéler très précieuse.

Les membres du comité peuvent se voir confier des tâches particulières ainsi que la responsabilité de gérer les bénévoles afin d’avoir l’assurance que le travail sera accompli. N’oubliez pas qu’il faut remercier les bénévoles et qu’une remarque de nature personnelle, un remerciement au cours de l’événement ou même un petit cadeau en signe de reconnaissance pour le temps et les efforts que les bénévoles consacrent à votre événement peuvent contribuer pour beaucoup à faire en sorte que les gens se sentent appréciés à leur juste valeur.

Établir un budget et un calendrier

Les personnes qui organisent une fête ne veulent pas se retrouver avec une facture à payer à la fin. Vous devez donc établir un budget réaliste dès le départ. Pour établir un budget, vous devez énumérer tout ce dont vous aurez besoin pour la tenue de votre événement (nourriture, équipement, animation, commercialisation, prix, décorations, location d’espace, droits de permis, cadeaux de remerciement, etc.) et en indiquer le coût. Vous devez ensuite déterminer ce que les dons et les commandites couvriront, et les frais de participation que vous devrez exiger afin de recouvrer vos coûts.

Efforcez-vous toujours de prévoir un certain montant dans votre budget pour les dépenses de dernière minute. Enfin, il faut qu’un membre de votre comité soit responsable du budget afin d’obtenir l’assurance qu’il sera respecté et que les personnes devant être rémunérées le seront.

Une fois que le comité a déterminé l’événement qu’il désire organiser et la date où il aura lieu, il est important d’établir le calendrier des différentes étapes. Ce document indique les activités à accomplir dans les mois et les semaines qui précèdent l’événement et après qu’il a eu lieu (p. ex., retour de l’équipement loué et rédaction de notes de remerciement à l’intention des participants). Le calendrier des différentes étapes fixe une échéance pour chaque activité et en précise le responsable.

Un grand nombre de comités établissent aussi un horaire pour la journée de l’événement, afin de s’assurer que chaque activité (p. ex., montage, discours, remise de prix, démontage, etc.) se déroulera à temps et selon l’ordre approprié. Plus ce document sera détaillé, mieux l’événement devrait se dérouler!

Trouver des commanditaires locaux

Les propriétaires d’entreprises locales sont souvent disposés à donner une somme d’argent ou des produits pour la tenue d’un événement communautaire. Avant d’entrer en contact avec une entreprise locale, déterminez ce dont vous avez besoin et quelle quantité, et ce que vous pouvez être en mesure d’offrir à l’entreprise en retour (peut-être une publicité gratuite dans un programme, ou un kiosque à l’événement où elle pourra faire de la promotion). Savoir remercier les généreux donateurs est la meilleure façon de garantir à nouveau leur appui la prochaine fois.

Vous pouvez également communiquer avec les responsables de votre zone d'amélioration commerciale (ZAC) afin de leur demander s’ils accepteraient de participer à votre événement.

Nourriture et boissons

Si vous prévoyez servir de la nourriture et des boissons au cours de votre événement, rappelez-vous que vous devrez ramasser tous les déchets. Assurez-vous donc d’avoir assez de poubelles et de bacs de recyclage. Il faudrait peut-être aussi indiquer la liste des ingrédients, spécialement ceux qui causent beaucoup d’allergies, comme les noix, afin que vos invités sachent ce qu’ils mangent.

Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours d’un événement se déroulant dans une propriété appartenant à la Ville (p. ex., un parc), vous devrez obtenir un permis d’occasion spéciale de la Ville d’Ottawa. Il y a aussi des règles et règlements à respecter en ce qui concerne la mise en place de l’installation où l’alcool sera servi et les personnes pouvant le servir. Vous trouverez la politique concernant la consommation d’alcool sur le site Web de la Ville d’Ottawa

Pour en savoir plus sur la façon de planifier et de tenir un événement spécial, consultez le site Web de la Ville d’Ottawa.

Événements en secteur rural

Si vous vivez dans un secteur rural, sachez que la Ville d’Ottawa a des lignes directrices particulières pour l’organisation d’événements dans les installations qui s’y trouvent. Pour en apprendre davantage sur ces lignes directrices, et pour savoir comment réserver un aréna, un parc, un terrain de sport, une salle communautaire ou un immeuble en milieu rural, consultez le site Web de la Ville d’Ottawa.

Permis

Selon la nature de l’événement que vous souhaitez organiser, vous devrez peut-être obtenir des permis de la Ville d’Ottawa pour fermer les rues ou pour servir de l’alcool dans un lieu public. Vous devriez soumettre votre demande de permis au moins un mois avant la tenue de votre événement.

Le Bureau central des activités de la Ville d’Ottawa, au 613-580-2424, poste 14613, ou à EventCentral@ottawa.ca, peut aussi vous aider et vous diriger vers les personnes-ressources appropriées selon l’événement que vous organisez.

Pour soumettre une demande de permis d’occasion spéciale à la Ville d’Ottawa en vue d’un événement spécial, veuillez remplir de formulaire prévu à cette fin sur le site Web de la Ville.

Invités spéciaux

Des représentants du Service de police, du Service des incendies ou du Service paramédic sont parfois en mesure d’assister à des événements communautaires. Inviter des représentants de ces services est un excellent moyen de favoriser les relations entre eux et la communauté. Les gens, en particulier les enfants, aiment examiner les véhicules de pompiers et de policiers, ainsi que les ambulances, lors d’événements spéciaux. Vous pourriez aussi inviter votre conseiller municipal!

  • Communiquez avec le Service des incendies d’Ottawa pour discuter de votre événement et y inviter les pompiers. Appelez au 613-580-2424, poste 15376, ou écrivez à fireeducation@ottawa.ca.
  • Adressez-vous directement à votre centre de police communautaire pour inviter un policier à votre événement.
  • Communiquez avec J.P. Trottier, agent d’information et d’éducation publique au Service paramédic d’Ottawa, au 613-580-2424, poste 22483, pour inviter un paramédic à votre événement.
  • Communiquez avec votre conseiller municipal pour l’inviter à votre événement. Les coordonnées de tous les conseillers municipaux sont affichées sur le site Web de la Ville d’Ottawa.

Vous pouvez également inviter des politiciens ou des célébrités à participer à vos événements en tant que conférenciers ou invités spéciaux. Pour inviter des politiciens provinciaux ou fédéraux, communiquez avec leur bureau de circonscription.

Si vous connaissez un club automobile local, invitez les membres à exposer leurs véhicules lors de votre événement. Les véhicules d’époque peuvent attirer beaucoup de gens aux événements communautaires.

Obtenir la collaboration des médias locaux

Les médias, les stations de radio et les journaux communautaires locaux acceptent souvent d’annoncer un événement communautaire. Il serait bon d’inviter leurs représentants à assister à votre événement et à rédiger un article ou à produire un reportage sur votre voisinage, ou même à assurer la diffusion de l’événement en direct.

Assurance

Selon la portée de votre événement et les activités qui doivent y avoir lieu, vous devrez peut-être souscrire une assurance pour pouvoir demander un permis. Il est recommandé de souscrire une assurance si votre événement prévoit des activités comme du hockey de rue ou d’autres activités sportives pouvant causer des blessures ou des dommages. Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours de votre événement, vous devrez nécessairement souscrire une assurance pour obtenir un permis d’occasion spéciale.

Communiquez avec votre courtier d’assurance pour discuter de vos options d’assurances. Si vous prévoyez tenir votre événement dans une installation de la Ville d’Ottawa, vous pouvez souscrire votre assurance de responsabilité au moment de signer votre entente pour l’utilisation des installations. La Ville d’Ottawa administre un régime d’assurance de responsabilité pour les groupes d’utilisateurs, qui comporte une garantie maximum de 1 000 000 $. Cette assurance peut être souscrite directement auprès de la Ville et est assortie de primes abordables.

Vous pouvez vérifier auprès de votre compagnie d’assurance habitation les tarifs qu’ils auraient à vous offrir. Vous pouvez aussi communiquer avec une compagnie comme PAL Insurance (1-800-265-8098), qui se spécialise dans les événements spéciaux.

Autres types d’événements spéciaux à Ottawa

Un grand nombre d’événements publics, de défilés et de manifestations se déroulent à Ottawa. Beaucoup de ces événements entraînent des fermetures de rues pouvant causer des désagréments aux automobilistes. Pour en savoir plus sur les fermetures de rues, visitez le site Web du Service de police d’Ottawa ou soyez à l’écoute des médias locaux afin d’obtenir régulièrement des mises à jour.