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Planifier une fête de quartier

Qu’est-ce qu’une fête de quartier?

Une fête de quartier est une activité sociale qui se déroule dans la rue et qui réunit les résidents de cette rue. Elle peut avoir lieu la fin de semaine ou un jour férié, et la circulation automobile peut être interdite dans la rue pendant qu’elle se déroule. La Ville d’Ottawa a préparé un excellent Guide de planification pour la tenue d'un événement pour vous aider à organiser votre fête de quartier.

Obtenir un permis

Si vous organisez une fête de quartier et si vous avez l’intention de fermer la rue à la circulation pendant qu’elle se déroulera, voici ce qu’il vous faut savoir :

  • Vous devez demander un permis de fête de quartier à la Ville d’Ottawa.
  • Votre demande de permis doit être soumise au moins vingt-huit (28) jours avant l’événement.
  • Votre demande de permis doit être soumise par écrit à la Ville.
  • Elle doit porter votre signature ou celle d’un autre organisateur ou parrain de l’événement.

La demande doit aussi renfermer les renseignements suivants :

  • Date de l’événement
  • Heures de début et de fin de l’événement
  • Nombre estimatif de participants
  • But de l’événement
  • Emplacement projeté et parcours, s’il y a lieu
  • Nombre et type de véhicules, y compris les chars allégoriques et les véhicules de présentation, s’il y a lieu
  • Autres renseignements propres à votre événement que le directeur général pourrait demander

Vous devrez peut-être fournir une preuve d’assurance à la Ville pour recevoir un permis. Pour en savoir plus sur les responsabilités des organisateurs de fêtes de quartier, visitez les pages intitulées Événements spéciaux et Fêtes de quartier du site Web de la Ville d’Ottawa.

Vous pouvez aussi appeler le Centre d’appels de la Ville, ouvert de 7 h à 19 h du lundi au samedi.

Renseignements généraux : 3-1-1 (613-580-2400)
Ligne sans frais : 866-261-9799
ATS : 613-580-2401 (utilisateurs d’appareils ATS seulement)

Si vous prévoyez servir de l’alcool au cours d’un événement se déroulant dans une propriété appartenant à la Ville (p. ex., un parc), vous devrez obtenir un permis de circonstance de la Commission de l’alcool et des jeux de l’Ontario (CAJO).

Il y a aussi des règles à respecter en ce qui concerne la mise en place de l’installation où l’alcool sera servi et les personnes pouvant le servir. Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la Politique sur la consommation d'alcool de la Ville d’Ottawa.

Établir un budget et un calendrier

Les personnes qui organisent une fête ne veulent pas se retrouver avec une grosse facture à payer à la fin. Vous devez donc établir un budget réaliste dès le départ. Voici comment procéder :

  • Désignez un membre du comité qui sera responsable du budget et de veiller à ce qu’il soit respecté.
  • Énumérez tout ce dont vous aurez besoin pour votre événement et indiquez-en le coût :
    • Nourriture et boissons
    • Équipement
    • Animation
    • Commercialisation
    • Prix
    • Décorations
    • Location d’espace
    • Frais de permis
    • Cadeaux de remerciement
    • Autre
  • Déterminez ce que les dons et les commandites couvriront.
  • Dressez la liste des organisations et des personnes qui pourraient vous offrir des dons ou des commandites. Déterminez qui fera ces démarches, ainsi que le moment et la façon dont elles seront faites.
  • Déterminez quels articles vos invités pourraient apporter. Par exemple, vous pourriez faire la liste de tous les aliments requis, l’envoyer à vos voisins et leur demander ce qu’ils aimeraient fournir.
  • Calculez les frais de participation que vous devrez exiger afin de recouvrer vos coûts.
  • Efforcez-vous toujours de prévoir un certain montant dans votre budget pour les dépenses de dernière minute.

Une fois que le comité a fixé la date de l’événement, il est important d’en établir le calendrier. Ce document indique les activités à accomplir dans les mois et les semaines qui précèdent l’événement et après qu’il a eu lieu (p. ex., retour de l’équipement loué ou rédaction de notes de remerciement). Le calendrier fixe une échéance pour chaque activité et en précise le responsable.

Règlements municipaux

N’oubliez pas qu’il existe des règlements municipaux sur le bruit et le stationnement, par exemple, qui pourraient s’appliquer à votre fête de quartier. Vous trouverez sur le site Web de la Ville d’Ottawa des renseignements sur les règlements municipaux.

Assurance

La Ville d’Ottawa n’exige pas toujours une assurance pour les petits événements ou fêtes de quartier, mais vous devez vous informer à ce sujet avant de commencer à organiser votre activité. Il est recommandé de souscrire une assurance si votre événement prévoit des activités comme du hockey de rue ou d’autres activités sportives pouvant causer des blessures ou des dommages.

Vous pouvez vérifier auprès de votre compagnie d’assurance habitation les tarifs qu’ils auraient à vous offrir. Vous pouvez aussi communiquer avec une compagnie comme PAL Insurance (1-800-265-8098), qui se spécialise dans les événements spéciaux.