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Publier un bulletin communautaire

Un bulletin communautaire peut être un moyen divertissant de communiquer des renseignements importants au sujet de votre voisinage. Un bon bulletin contient des renseignements utiles et intéressants pour les lecteurs, comme les activités à venir, des conseils pour améliorer leur propriété, des promotions locales et plus encore.

Papier ou Web?

Auparavant, les bulletins communautaires étaient produits en version papier. Avec l’explosion d’Internet, du courriel et des services peu coûteux de conception et de diffusion de bulletins électroniques, un grand nombre de bulletins communautaires sont maintenant produits et diffusés en version électronique. Les deux formules comportent des aspects positifs et des aspects négatifs.

Un bulletin en version papier peut être plus coûteux et prendre plus de temps à produire et à diffuser, étant donné qu’il exige du papier, une imprimante personnelle ou un imprimeur professionnel, ainsi qu’une livraison par porteur ou par courrier. Il a toutefois l’avantage de permettre de rejoindre tous les ménages et toutes les entreprises de votre communauté, y compris ceux qui n’ont pas accès à Internet où dont les membres ne sont pas à l’aise avec la technologie.

Un bulletin électronique a l’avantage d’être moins cher à produire et à diffuser. Par contre, il permet uniquement de joindre les membres de la communauté qui ont accès à Internet. Le fait d’afficher le bulletin sur un site Web oblige les gens à le chercher, ce qu’ils risquent de ne pas faire. Pour que vous puissiez envoyer le bulletin par courriel, il faut que vos voisins vous donnent leur adresse électronique, ce qu’ils n’accepteront pas nécessairement.

Pour démarrer

Pour démarrer votre bulletin communautaire, envisagez la démarche suivante :

Étape 1 : Choisir un rédacteur

Le rédacteur d’un bulletin communautaire en coordonne tout le contenu et rédige souvent plusieurs des articles. Il doit posséder certaines qualités :

  • Solides aptitudes en rédaction,
  • Souci du détail,
  • Solides compétences pour interviewer les gens,
  • Bonnes techniques de recrutement pour inciter les membres de la collectivité à contribuer au bulletin.

Étape 2 : Recruter des collaborateurs

Il est bon que plusieurs personnes collaborent au bulletin afin de partager le travail et de mettre leurs idées en commun. Demandez à d’autres rédacteurs de se joindre à votre équipe, et demandez à un voisin qui a de l’expérience en conception graphique de se charger de la mise en page du bulletin. Identifiez des gens de votre communauté qui s’intéressent à la rédaction et/ou à la photographie, et demandez-leur de devenir des collaborateurs réguliers. Cette équipe de rédaction peut fournir des idées d’articles, interviewer des membres de la collectivité, préparer des articles et prendre des photographies.

Étape 3 : Déterminer la fréquence de publication

Une fois que vous avez un rédacteur ou une équipe de rédaction, vous devez déterminer quelle sera la fréquence de publication du bulletin. Il est préférable de commencer par une fréquence peu élevée (quatre numéros par année, par exemple) et de l’accroître une fois que vous avez suffisamment de contenu et une bonne méthode d’édition.

Étape 4 : Déterminer le contenu du bulletin

Un bulletin communautaire peut compter différentes sections :

  • activités à venir,
  • conseils utiles,
  • renseignements sur les activités de l’association de voisinage (tirés des procès-verbaux des réunions),
  • messages de l’agent de police communautaire ou du conseiller municipal,
  • nouvelles du programme de Surveillance de quartier,
  • services locaux (cliniques de vaccination contre la grippe, programmes communautaires, etc.),
  • écoles locales,
  • petites annonces.

Étape 5 : Concevoir votre bulletin

La plupart des gens qui possèdent un ordinateur personnel ont accès à des logiciels et à des programmes permettant de concevoir des documents tels que des bulletins. Ces programmes contiennent souvent plusieurs modèles que vous pouvez utiliser et personnaliser. Vous n’avez qu’à y ajouter du contenu.

De nombreux modèles de bulletins électroniques sont accessibles en ligne gratuitement ou moyennant de légers frais. Ils sont souvent faciles à utiliser, mais le choix est limité. Il existe également des services de bulletins électroniques qui vous permettent de créer votre bulletin en ligne. Ces services vous permettent aussi d’héberger et de mettre à jour vos listes d’envoi à l’intérieur de leur système. Ils vous offrent différentes options telles que :

  • Des modèles de bulletins électroniques pour Microsoft Word et Microsoft Publisher
  • Constant Contact – service de diffusion de bulletins électroniques
  • iContact – service de diffusion de bulletins électroniques
  • Mail Chimp – modèles de bulletins électroniques en format HTML

Étape 6 : Établir le calendrier de production

Le calendrier de production est un document qui guide l’équipe de rédaction. Il renferme les échéances de rédaction et de production qui vous permettent d’assurer le suivi de chaque parution.

Déterminez à quel moment vous voulez publier votre bulletin et, en fonction de cette date, quand vous devrez commencer à y travailler. Tenez compte de la planification, de la recherche et de la rédaction, des délais de conception et d’impression, des congés, des délais de distribution, etc. Assurez-vous que chacun des participants possède le calendrier.

Votre calendrier de production devrait comprendre les éléments suivants :

  • Tous les articles ou rapports qui paraîtront dans le prochain numéro
  • L’échéance pour chaque article
  • Les autres besoins, tels que des photographies ou des illustrations
  • Les responsabilités de chaque membre de l’équipe de rédaction
  • Les coordonnées de chaque collaborateur

Step 7: Develop content

Pour chaque numéro, assignez les reportages ou séances de photo aux membres de l’équipe de rédaction. Demandez à d’autres membres de la communauté de fournir aussi des articles. Si le contenu provenant de la communauté forme une grande partie du bulletin, le rédacteur ou l’équipe de rédaction peut établir des lignes directrices sur le contenu, comme sur la longueur des articles et les sujets acceptables (p. ex., sujets se rapportant à la communauté), et préciser le droit de l’équipe de rédaction de réviser les textes.

Vous pouvez demander aux membres de la communauté de collaborer de diverses façons :

  • Demandez-leur de vous donner des idées d’articles.
  • Demandez-leur des idées lors des réunions de quartier.
  • Invitez-les à fournir des commentaires sur votre site Web.
  • Retenez du matériel lorsque vous discutez avec vos voisins et entrepreneurs locaux.

Assurez-vous que le nom des membres de la communauté accompagne leur article dans le bulletin.

Envisagez différentes façons d’impliquer les jeunes. Prévoyez une rubrique rédigée par un jeune, qui offrira une perspective jeunesse sur des questions qui touchent leur quartier. Si vous acceptez la publicité dans votre bulletin, une bonne façon de faire participer les jeunes est de leur demander de distribuer des dépliants indiquant votre tarif de publicité aux entreprises qui servent votre communauté.